Artikel 1 – Definities
De volgende, vetgedrukte en met een hoofdletter aangeduide woorden hebben de volgende betekenis in deze contractvoorwaarden van Mimir B.V.:
Artikel: een bepaling van deze Contractvoorwaarden.
ATS: de software die Klant gebruikt om Vacatures te Beheren.
AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679), de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming van 16 mei 2018 en daarop gebaseerde nationale regelgeving, zoals van tijd tot tijd aangepast.
Beheren: het plaatsen, het wijzigen, verwijderen en/of herplaatsen van Vacatures op een Vacaturebank door de Webservice.
Contractvoorwaarden: deze contractvoorwaarden van Mimir B.V.
Klant: de (potentiële) wederpartij van Leverancier.
Leverancier: Mimir B.V., statutair gevestigd en kantoorhoudende aan de Rosa de Werdstraat 7, 2331 BH Leiden, Nederland.
Vacature: de door Klant beschikbaar gestelde gegevens die nodig zijn om een bij Klant, of bij een aan Klant gelieerd bedrijf, beschikbare arbeidsplaats te beschrijven.
Vacaturebank: de website van een derde of eigen website of intranet van Klant, die door Klant wordt geselecteerd en waarop Klant Vacatures plaatst.
Contract: de unieke set van accountgegevens van Klant waarmee Klant op basis van een overeenkomst met een Vacaturebank toegang tot de Vacaturebank krijgt en Vacatures kan Beheren.
Webservice: de WebserviceClient of de WebserviceSynchronisatie.
WebserviceClient: de dienst van Leverancier die Klant in staat stelt om via een grafische interface zelf actief Vacatures op één of meer Vacaturebanken te Beheren.
WebserviceSynchronisatie: de dienst van Leverancier die Klant in staat stelt om volledig geautomatiseerd Vacatures op één of meer Vacaturebanken te Beheren.
Abonnement: het door Klant gekozen gebruik van ofwel de WebserviceClient ofwel de WebserviceSynchronisatie voor een vast aantal Contracten gedurende de Periode.
Periode: de initiële termijn of, al naar gelang het geval, de opvolgende termijn van het Abonnement.
Productieomgeving: de online omgeving waarin Klant zijn dagelijkse werkzaamheden uitvoert.
Setup: de werkzaamheden die Leverancier moet uitvoeren om Klant gebruik te laten maken van het Abonnement in de Productieomgeving.
SetupFase: de periode waarin Leverancier de Setup uitvoert tot het moment dat Klant het Abonnement in de Productieomgeving gaat gebruiken en Klant succesvol op alle Contracten Vacatures heeft geplaatst.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
2.1 Artikelen 1 tot en met 32 van de NLdigital Voorwaarden 2020, gedeponeerd bij de Rechtbank Midden Nederland, locatie Utrecht, zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen van Leverancier, daaronder begrepen alle offertes van Leverancier, Abonnementen en deze Contractvoorwaarden. Ingeval van tegenstrijdigheid tussen één of meer bepalingen van de NLdigital Voorwaarden en één of meer bepalingen van deze Contractvoorwaarden, prevaleren de Contractvoorwaarden.
Artikel 3 – Totstandkoming overeenkomst
3.1 Een overeenkomst tussen Leverancier en Klant komt uitsluitend tot stand indien Klant de per e-mail van Leverancier ontvangen offerte heeft ondertekend.
3.2 Na totstandkoming van de overeenkomst is Klant verplicht om Leverancier de voor het Abonnement benodigde facturatiegegevens te verstrekken.
Artikel 4 – Setup
4.1 Na totstandkoming van de overeenkomst zal Leverancier in overleg met Klant gedurende de SetupFase de Setup uitvoeren.
4.2 Klant is verplicht om Leverancier op diens eerste verzoek alle informatie te verschaffen die benodigd is om de Setup uit te voeren.
4.3 De Setup wordt geacht te zijn voltooid, indien de plaatsing van een Vacature op een Contract vanuit de Productieomgeving succesvol is en Leverancier dat per e-mail aan Klant heeft bevestigd. De plaatsing van een Vacature op een Contract is succesvol, als:
(a) de tekst van de Vacature in overeenstemming is met de wensen van Klant, en
(b) de categorisatie van de Vacature in overeenstemming is met de wensen van Klant, en
(c) een sollicitant, die op een Vacature reageert, doorgestuurd wordt naar het door Klant gewenste sollicitatieformulier in de Productieomgeving, en
waarbij rekening gehouden dient te worden met eventuele technische beperkingen van de Vacaturebank.
Artikel 5 – Abonnement
5.1 Klant kan binnen een Abonnement een onbeperkt aantal Vacatures plaatsen.
5.2 Het Abonnement vangt aan op de dag genoemd in de offerte en wordt aangegaan voor de duur van één (1) jaar. Na afloop van de Periode wordt het Abonnement steeds automatisch verlengd met een opvolgende termijn van één (1) jaar, tenzij Klant heeft opgezegd conform Artikel 5.3.
5.3 Klant is gerechtigd het Abonnement ten minste twee (2) maanden voor afloop van de Periode per aangetekende brief tegen het einde van de desbetreffende termijn op te zeggen.
5.4 Klant heeft toegang tot een helpdesk van Leverancier die gedurende werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur bereikbaar is via de contactgegevens die beschikbaar zijn op de website van Leverancier.
5.5 De volgende door Leverancier uit te voeren werkzaamheden maken deel uit van het Abonnement: (a) werkzaamheden om de functionaliteit te behouden die Klant gedurende de Setup heeft verkregen, tenzij dit door één of meer Vacaturebanken technisch onmogelijk wordt gemaakt; en (b) werkzaamheden die het gevolg zijn van wijzigingen aan de methodiek waarmee Leverancier Vacatures op een Vacaturebank kan plaatsen.
Artikel 6 – Meerwerk
6.1 Meerwerk omvat alle werkzaamheden die geen onderdeel uitmaken de werkzaamheden die door Leverancier voor de Setup en ingevolge Artikel 5.5 dienen te worden uitgevoerd. Voor meerwerk dient Klant een offerte bij Leverancier aan te vragen. Klant ontvangt de offerte per e-mail van Leverancier. Zonder een digitaal door Klant ondertekende offerte is Leverancier niet verplicht om meerwerk uit te voeren.
6.2 Indien Klant na de voltooiing van de Setup en gedurende de looptijd van het Abonnement: (a) van Vacaturebank wenst te wisselen, of (b) een Vacaturebank wenst te gebruiken waarvoor nog Contractruimte in het Abonnement is, dan is dit meerwerk en is Klant verplicht hiervoor bij Leverancier een offerte aan te vragen.
6.3 Werkzaamheden die het gevolg zijn van wijzigingen die Klant binnen zijn ATS, of binnen zijn account op een Vacaturebank heeft aangebracht, maken geen onderdeel uit van het Abonnement en zijn meerwerk.
Artikel 7 – Betalingen
7.1 Leverancier brengt de kosten voor de Setup bij aanvang van het Abonnement en de kosten voor het Abonnement voorafgaand aan een Periode bij Klant in rekening.
7.2 Klant is verplicht de facturen van Leverancier binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum aan Leverancier te voldoen.
7.3 Leverancier indexeert de kosten voor het Abonnement jaarlijks aan de hand van het laatst definitief vastgestelde kwartaal van de CBS Dienstenprijsindex (DPI), welke beschikbaar is op de website van het CBS.
7.4 Indien een Vacaturebank, of een technische partner van een Vacaturebank, kosten in rekening brengt om gebruik te maken van de Webservice, dan zijn deze voor rekening van Klant.
Artikel 8 – Persoonsgegevens, beveiliging en verwerkersovereenkomst
8.1 Op instructie van Klant als verwerkingsverantwoordelijke (zoals gedefinieerd in artikel 4.7 van de AVG) verwerkt Leverancier als verwerker (zoals gedefinieerd in artikel 4.8 van de AVG) de volgende persoonsgegevens (zoals gedefinieerd in artikel 4.8 van de AVG) teneinde uitvoering te geven aan de overeenkomst met Klant en relatiemanagement met Klant te onderhouden: voor- en achternaam, werktelefoonnummer en werke-mailadres van de contactpersonen van Klant.
8.2 Leverancier verwerkt daarnaast uitsluitend het versleutelde IP-adres van de sollicitant zodra deze op een Vacaturebank op “solliciteer” klikt alsmede van een bezoeker van de Vacature op een Vacaturebank.
8.3 Leverancier bewaart de persoonsgegevens van recruiters van Klant en de versleutelde IP-adressen van sollicitanten één (1) jaar na het sluiten van een Vacature, waarna de persoonsgegevens worden verwijderd. Leverancier bewaart de persoonsgegevens van contactpersonen van Klant zeven (7) jaar na de datum van beëindiging van de overeenkomst met Klant, waarna de persoonsgegevens worden verwijderd. De (persoons)gegevens worden bewaard op servers van Amazon die zich in Ierland bevinden.
8.4 Leverancier maakt dagelijks een back-up van alle gegevens en back-ups worden na twee (2) kalenderdagen verwijderd.
8.5 Leverancier schakelt geen subverwerkers in bij de verwerking van persoonsgegevens.
8.6 Leverancier verstrekt de in Artikel 8.2 genoemde gegevens uitsluitend aan Klant en er vindt geen doorgifte plaats buiten de EU. Indien sprake is van een datalek (zoals gedefinieerd in artikel 4.12 en 34.1 van de AVG) bij de uitvoering van de Webservice, dan zal Leverancier Klant daarvan zonder onredelijke vertraging na ontdekking telefonisch en per e-mail op de hoogte stellen.
8.7 Leverancier zal de bepalingen van de AVG die op een verwerker van toepassing zijn naleven. Leverancier zal Klant, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij een verzoek van een betrokkene (zoals gedefinieerd in artikel 4.1 van de AVG) waarin deze zijn recht tot inzage, rectificatie, beperking of data export van zijn door Leverancier verwerkte persoonsgegevens uitoefent.
8.8 Leverancier heeft de volgende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de beveiliging en beschikbaarheid van de persoonsgegevens van Klant te waarborgen:
- de Webservice maakt specifiek gebruik van de Amazon Elastic Compute Cloud en de Amazon Relational Database Service (RDS) in een eigen Amazon Virtual Private Cloud;
- Leverancier slaat (persoons)gegevens op met behulp van RDS, waar alleen specifieke IP-adressen van Leverancier toegang tot hebben en Leverancier maakt gebruik van multi-factor authentication indien er moet worden ingelogd bij Amazon Web Services;
- alle communicatie met de Webservice is versleuteld en heeft een A status op SSL Labs, en de toegang tot de Webservice, de databases en beheeromgevingen van Leverancier wordt actief beperkt tot bepaalde IP-adressen en er wordt gebruik gemaakt van multi-factor authentication.
8.9 De bepalingen van Artikel 8 vormen tezamen met het bepaalde in artikelen 6 en 23 tot en met 29 van de NLdigital Voorwaarden de verwerkersovereenkomst tussen Klant en Leverancier zoals bedoeld in artikel 28 van de AVG.
Artikel 9 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter
9.1 Op alle rechtsbetrekkingen tussen Leverancier en Klant is Nederlands recht van toepassing, met uitzondering van regels van internationaal privaatrecht (conflictenrecht) en het Weens Koopverdrag.
9.2 Geschillen met betrekking tot de uitvoering of uitleg van de overeenkomst tussen Leverancier en Klant of deze Contractvoorwaarden zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Den Haag, Nederland.